事務局を、ITとAIでもっと働きやすく。
業務の整理から仕組みづくりまで、エンジニアが一緒に取り組みます。

ご覧いただき、ありがとうございます。
協会・団体の業務改善や、ホームページ・システム制作をしている、エンジニアのこうせいです。

「この作業、もっと楽にならないかな」
「AIが便利と聞くけれど、うちでは何に使えるんだろう」
「ITのことを、まとめて相談できる人がいたら助かる」

そんなお悩みに、現場の仕事を伺うところから向き合います。
ご提案だけで終わらず、必要な仕組みをつくり、日々の仕事で使えるようになるまで伴走します。

最初から、解決方法や必要な機能を決めていただく必要はありません。
「今、何に時間がかかっているか」から、一緒に整理します。


■ 事務局の大変さは、仕事と仕事の「すき間」にあります

名簿はExcel、入金確認は銀行、連絡はメール。
ホームページの更新は、制作業者さんへ。

それぞれの道具は使えていても、その間には作業が残ります。

書き写す、見比べる、宛先を抜き出す、更新を依頼する。
この「すき間」を、毎回、人の手でつないでいることが負担になっています。

私は、こうした作業の流れを見直し、情報が必要なところへつながる仕組みをつくります。
使い慣れた表を少し整えるだけで解決することもあれば、AIやシステムを組み合わせる方がよいこともあります。

今の運用、ご予算、担当される方の使いやすさを踏まえて、方法を選びます。


■ お手伝いできること

【1．業務の整理・効率化のご相談】
普段の作業や使っている道具を伺い、負担がかかっている箇所を整理します。

・繰り返し発生する手作業の洗い出し
・転記や二重入力を減らす方法の検討
・自動化する作業と、人が確認する作業の整理
・改善の優先順位づけ
・担当者が替わっても引き継げる手順づくり

「何を導入するか」の前に、「どの仕事を、どう楽にするか」を明確にします。


【2．付加価値の高い仕組みづくり】

会員情報、顧客を管理しやすくし、日々の確認や更新の負担を減らします。
・入会フォームから名簿への自動登録
・会員情報の検索や絞り込み
・会員区分、更新状況、退会状況の管理
・入金データと名簿の照合、支払状況の反映
・未入金の方の一覧作成

※入金確認の方法は、ご利用の銀行や決済サービス、取得できるデータに応じて設計します。


【3．請求書・郵送・メール案内の効率化】
名簿の情報を活かし、同じ内容を何度も入力する作業を減らします。

・請求書や領収書のPDF一括作成
・宛名ラベルの作成
・地域や会員区分などによる送付先の抽出
・会員更新や会費に関するメール案内
・送信前の確認を含めた運用手順づくり

自動化できる部分を増やしながら、確認が必要なところは人の目を残します。


【4．ホームページ・会員向けページの制作と自動更新の仕組み作成】

ホームページをつくるだけでなく、事務局で更新しやすい運用まで考えます。

・協会、団体のホームページ制作・改修
・名簿とホームページの会員一覧の連携
・お知らせや活動報告の更新の仕組みづくり
・入会やイベントの申込フォーム
・会員限定の動画、資料ページ
・スマートフォンでも見やすい画面への改善
・MEO対策の自動化

「更新したいのに、そのままになっている」を減らします。


■ 実際の取り組み例

ある歯科医師の協会では、約250名の会員一覧をホームページに掲載していました。

以前は、名簿に変更があるたびに、業者さんへホームページの更新を依頼していました。

今は、名簿の「掲載する」にチェックを入れるだけで、ホームページへ自動で反映されます。
退会処理をすると、掲載も自動で外れます。

会員限定の講義動画ページも、一枚の管理表から更新できるようにしました。

事務局で管理している情報を、そのままホームページにつなぐことで、更新のたびに発生していた依頼や二重入力の手間を減らしています。


■ 大切にしていること

① 現場のやり方を理解すること

今の運用には、そうなった理由があるはずです。
使っている表や、普段の作業、困っていることを伺ってから改善を考えます。

② 担当される方が使えること

機能だけでなく、毎日の操作が分かりやすいことを大切にします。
入力する場所を色で分ける、操作を少なくする、画面つきのマニュアルを用意するなど、運用まで整えます。

③ 作って終わりにしないこと

実際に使う中で見つかる疑問や使いにくさも、一緒に確認します。
担当者の方が安心して運用できる状態を目指します。


■ ご相談から導入までの流れ

1．メッセージでご相談

今のお困りごとを、分かる範囲でお送りください。
必要な機能や専門用語が分からなくても大丈夫です。

2．現在の業務を確認

仕事の流れ、使用中のツール、改善したいことを伺います。
必要に応じて、オンラインでお話しします。

3．ご提案・お見積り

取り組む内容、制作する仕組み、費用、スケジュール、導入後の支援範囲をご案内します。
内容にご納得いただいてから進めます。

4．制作・導入

優先度の高いものから形にし、実際の作業に沿って動きを確認します。
操作方法や、管理上の注意点もお伝えします。

5．運用の伴走

仕組みづくりをご依頼いただいた場合は、導入後3か月の伴走支援をご用意しています。

・2週間に1回、30分のオンライン定例（全6回）
・チャットでのご質問への対応
・運用を踏まえた調整
・マニュアルの更新

費用と対応範囲は、お見積り時に明記します。
追加機能など、当初の範囲を超えるご要望は、別途ご相談のうえで対応します。

その後も、ご希望に応じて月額での点検、ホームページの更新代行、継続的な改善相談を承ります。


■ 料金について
ご相談内容や制作範囲に応じて、個別にお見積りします。
一つの作業の効率化から、複数の業務をつなぐ仕組みづくりまで、ご予算と優先順位に合わせてご提案します。

外部サービスの利用料などが必要な場合も、事前にご案内します。
※お取引は、スキルマ上で行います。

■ お引き受けしていないこと

・日々の名簿入力やメール送信など、事務作業そのものの代行
・会計、税務、法律に関する判断