医療機関や介護事業所の事務で、こんな手作業が残っていませんか？

・紙や写真を見ながら、同じ内容をExcelへ転記している
・日報を集めたあと、担当者が毎回まとめ直している
・請求書や管理表へ同じ情報を何度も入力している
・担当者ごとにExcelの書き方が違い、集計に時間がかかる
・古いExcelを使い続けていて、直せる人が職場にいない
・改善したいが、何から手をつければよいか分からない

このサービスでは、対象となる事務作業を1つに絞り、30日間かけて整理・試用・修正を行います。

完成した表を一度渡して終わりではありません。今の作業を聞き、まず小さな見本を作り、実際に使っていただいた感想をもとに直します。最後に、担当者が迷わず使える手順をまとめます。

パソコンに詳しい職員がいない職場でも進められるよう、難しい言葉をできるだけ使わずにご説明します。

◆ 対象にできる事務作業の例

・計画書などの写真から、必要な項目を転記して一覧にする
・Googleフォームで日報を集め、スプレッドシートで集計する
・請求書の作成と管理に使うExcelを整える
・複数のExcelから必要な項目を1つの表へまとめる
・毎月の集計表を、入力しやすく間違いに気づきやすい形へ直す
・手入力が多い作業について、減らせる部分と残す部分を整理する

上記から、対象業務を1つ選びます。どれに絞るか分からない場合は、開始時に一緒に整理します。

◆ 30日間に含まれる内容

・開始時のオンライン打ち合わせ 1回（60分まで）
・作業の手順と困っている点の整理
・Excelまたはスプレッドシートを使った見本の作成
・実際の使い方に合わせた修正 3回
・期間中のメッセージ相談
・必要に応じたオンライン確認 3回（各30分まで）
・完成したExcelまたはスプレッドシート
・入力方法と注意点をまとめた簡単な手順書
・必要な場合は、GoogleフォームやGoogle Apps Script（GAS）の設定

メッセージは、内容を確認して原則2日以内に返信します。休日などで遅れる場合は事前にお知らせします。

◆ 30日間の進め方

1週目：今の作業を確認
いつ、誰が、何を見て、どこへ入力しているかを整理します。

2週目：小さな見本を作成
架空の内容や個人情報を含まない見本を使い、Excelまたはスプレッドシートを作ります。

3週目：実際の使い方を確認
担当者に試していただき、入力しにくい場所や足りない項目を直します。

4週目：仕上げと引き継ぎ
最終調整を行い、使い方と注意点をまとめてお渡しします。

◆ この商品に含まれないもの

・複数部署や複数業務を同時に作り直すこと
・電子カルテ、介護記録ソフト、請求用ソフトへ直接接続すること
・職場のパソコンや共有フォルダへ、許可なく接続・設定すること
・患者データ、診療情報、利用者の個人情報を受け取ること
・診断・治療・薬に関する判断
・税務上の判断や請求書の記載要件の判断

対象を広げたい場合は、購入前に範囲を確認し、別のお見積もりをご案内します。短い質問だけなら3,000円の相談商品、配布テンプレート1点の設定だけなら8,000円の商品をご利用ください。

◆ ご依頼時にお願いすること

患者データ、診療情報、利用者名、連絡先などは一切送らないでください。資料は、個人情報と社外秘の内容を削除し、架空の内容に置き換えた見本をご用意ください。

職場の規則で外部への共有ができない場合は、項目名と作業手順だけを聞いて進める方法をご相談します。

◆ 私について

薬剤師として現場を経験し、病院の情報システム担当として、現場の事務作業の見直しに取り組んでいます。勤務先の名前や、患者データ・診療情報を出すことはありません。個人事業「賢造ITサポート」として、青色申告と副業許可の手続きを行ったうえで活動しています。

公開できる事例は次のとおりです。

・施工管理会社：Google Apps Script（GAS）とGoogle Driveで案件・書類管理を整え、事務作業を月10時間以上削減
・リハビリデイサービス：計画書の写真を読み取り、スプレッドシートへ整理。月約30件の転記を自動化し、事務作業を月10時間以上削減
・Windows向け買い切り型音声入力アプリ「VoiceJouz」を開発・販売

事例と同じ結果を約束するものではありません。職場のルール、元の帳票、作業量を確認し、無理のない範囲から進めます。

リベシティでは、医療分野の業務改善を話すチャットの立ち上げ、生成AIブース共有会60名、宮城オフィス業務効率化オフ会20名の主催、お金の勉強フェス公式AIブースのボランティアを経験しています。

購入前の質問コメントで、「日報をまとめたい」「写真からの転記を減らしたい」など、困っていることを一言お知らせください。初心者の方からのご相談も歓迎します。